上海宋庆龄基金会项目管理制度
2019-01-01

上海宋庆龄基金会项目管理制度

 

第一章   总则

第一条  上海宋庆龄基金会(以下简称:本基金会)为规范项目管理,广泛动员社会资源,支持和推动妇女儿童公益事业,依据《中华人民共和国慈善法》、《中华人民共和国公益事业捐赠法》、《基金会管理条例》、《慈善组织信息公开办法》等国家有关法律法规和《上海宋庆龄基金会章程》,制定《上海宋庆龄基金会项目管理制度》(以下简称:本制度)。

第二条  本制度所称项目,是指符合本基金会宗旨、慈善理念和业务范围,由本基金会策划、发起、实施的公益项目。

第三条  本制度包括对项目立项、项目实施、项目资金、项目监督、项目评估的管理。

 

第二章  项目立项管理

第四条   具体项目的立项可以由本基金会项目团队发起和设计根据年度项目计划可以对单个公益基金下的多个具体项目整体立项,也可以由本基金会的项目合作机构发起申请或者双方共同发起和设计

第五条  项目立项,项目负责人需要提交的资料包括但不限于:《项目申请书》、《项目立项审批表》、《项目预算表》等,对于首次合作的伙伴,需要进行尽职调查,提交项目合作伙伴近年项目开展情况和法人证书等,需经理事会专题审批的重大项目立项应提供可行性分析报告。

第六条  所有新项目立项需遵循项目负责人申请  团队负责人审核  分管副秘书长审核  项目专家咨询委员会审核  理事会审核的流程确立。经过项目立项的子项目,直接进入协议审批流程,项目书及预算作为协议附件进行审批。

 

第三章 项目立项审批内容

第七条  审议包括:申请立项的项目是否符合本基金会宗旨,是否有利于公益事业的拓展,是否有助于本基金会战略目标的实现,与工作策略是否保持一致;审议每一个活动和项目目标的针对性、产出效益,以及可持续发展的效果,是否符合政策倡导的方向,并有利于促进妇女儿童公益事业的发展。

第八条  审核申请立项资料的完整性,评估项目是否按本基金会项目资金预算管理的规定编制项目预算,审议项目预算的合理性和适当性,审议项目预算是否符合年度预算。审核团队人员明细及职责等信息应参照《上海宋庆龄基金会专家评审委员会制度》文件。

第九条  对突发的各种灾害的救助,由于灾害救援紧迫,所以紧急救灾、救助项目立项流程可以按照简化流程进行,即由紧急救灾、救助项目人员负责准备审批材料,由秘书长最终审核通过,项目的执行周期一般不超过 3 年,需要持续推进等特殊情况,可以延长1至2年。

 

第四章 项目实施

第十条  项目立项批准后,需与项目实施机构签署《项目资助协议》。《项目资助协议》的审批由项目负责人起草  团队负责人审核  分管副秘书长审核。

第十一条  项目实施过程中由专人对项目实施进行全过程监管,负责整个项目的日常管理、检查验收、定期汇报,确保项目按计划有序推进、资金流转按预算执行、项目效果按绩效评估。

 

第五章 项目资金管理

第十二条  项目协议中要明确规定项目首期、项目中期和项目末期的时间点。项目付款次数根据项目周期和内容确定。首次支付比例由团队负责人和项目执行方商议决定。为确保项目执行效果,一般情况下,根据项目资金规模和合作机构规模,需保留项目预算总额的 5% - 20%作为项目尾款,在项目结束验收评估后方可予以支付。

第十三条  项目立项经过审批,签署《项目资助协议》后,项目负责人可按照《项目资助协议》约定的拨款时间,填写付款申请单,申请支付项目首期款项。付款审批流程遵循项目专员申请 →项目负责人审核  项目管理部总监审批  运营管理部财务复核  事业发展部总监审核  运营管理部财务总监复审的流程。

 

第六章 项目监督

第十四条  定期或不定期对项目实施机构执行的项目进行监测监测的重点是项目的运行的基本状态、出现的主要问题、产生的主要效果、需要调整或支持的内容等;各项目团队负责人须定期针对项目监测报告提出的改进建议或措施的执行情况进行检查。依据《慈善组织信息公开办法》规定,在民政部门提供的统一的信息平台向社会公开项目实施内容。

第十五条  原则上项目预算完成情况不低于80%的项目,才能按计划拨付下一阶段的项目资金。对项目实施方无故拖延项目,或者项目实施方确实没有落实项目的能力,经项目负责人督促后仍不能改进的,项目负责人应申请终止项目。

第十六条  对于需要进行项目评估的,可以启动项目评估程序。根据评估主体不同,评估分为两类:

一、第三方评估,指通过专业的评估机构、学术单位、行业专家等开展的项目评估;

二、机构内部评估,指通过本基金会项目评估小组对项目开展的评估。

第十七条  项目实施过程中,如项目所处社会环境、自然环境等客观因素或合作机构本身发生重大调整,而导致项目目标、活动和其他内容发生重大变化,可以对项目内容和预算进行调整。项目调整和预算调整需有客观评估和充分理由,一般应通过项目管理部和运营管理部负责人形成统一意见后方可调整。

第十八条  项目的非正常终止,均按照项目负责人  分管副秘书长  秘书长办公会审批后方能生效。如果出现以下情况,本基金会应对项目实施方提出整改建议,对于情节严重或整改不力的项目,本基金会应单方面中止该项目的执行:

一、项目实施机构未能按照项目协议书约定实施项目,且未给予合理解释;

二、项目实施机构未根据项目建议书、项目预算实施计划,违规或违约使用资金;

三、项目实施机构未按期完成项目,或在项目实施未征得本基金会同意擅自发生重大变更;

四、项目实施机构获得其他方对项目相同内容的资助而未告知本基金会;

五、项目实施机构未能如期向本基金会递交报告且反复督促仍未提交;

六、项目实施机构提交虚假内容的项目报告;

七、项目实施机构提交虚假内容的财务报告和原始单据;

八、项目实施机构拒绝配合财务审计;

九、项目实施机构实施的项目质量异常低下,在本基金会组织的监测、评估、审计中暴露出有较重大问题的;

十、项目实施机构未能落实承诺的配套资金或人力资源;

十一、其他使项目实施无法进行的外在因素;

十二、有严重违法违规并造成本基金会公信力受损的行为。

第十九条   已经结束的项目相关资料由项目管理部进行分类、保存并移交档案室。

 

(2018年12月18日上海宋庆龄基金会第五届理事会第十一次会议通过)

 

上海宋庆龄基金会

2018年12月